Der Schutz personenbezogener Daten und ein verantwortungsvoller Umgang mit Informationen sind für uns Bestandteil eines professionellen Services. Als B2B-MICE-Plattform unterstützt tagungshotel.net Unternehmen, Organisationen und Veranstaltungsplaner dabei, passende Hotels und Veranstaltungsorte zu finden, Angebote einzuholen und Buchungsprozesse effizient zu gestalten.
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Daten wir verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen unserer Leistungen ist:
tagungshotel.net GmbH
Kopenhagener Str. 8
65552 Limburg
Deutschland
Telefon: 06431 49717 30
Fax: 06431 49717 39
E-Mail: hallo@tagungshotel.net
Geschäftsführung: Malte Ahl, Philipp Gerth
Registergericht: Amtsgericht Limburg
Handelsregister: HRB 5690
USt-IdNr.: DE310076940
Für Fragen zum Datenschutz, Auskunfts- oder Löschanfragen erreichen Sie uns unter:
datenschutz@tagungshotel.net
tagungshotel.net ist eine B2B-Plattform für die Vermittlung von Tagungshotels, Veranstaltungsorten und MICE-Leistungen. Wir verarbeiten Daten insbesondere, um passende Hotels zu identifizieren, Verfügbarkeiten anzufragen, Angebote einzuholen, Kommunikation zwischen Veranstaltern und Hotelpartnern zu ermöglichen und Buchungsprozesse vorzubereiten oder zu begleiten.
Unser Angebot richtet sich vorrangig an Unternehmen, Organisationen, Institutionen und berufliche Veranstaltungsplaner. Eine Nutzung durch private Personen ist technisch möglich, steht jedoch nicht im Mittelpunkt unseres Angebots.
Je nach Nutzung unserer Website und Services verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:
Wenn Sie über tagungshotel.net eine Veranstaltungs- oder Hotelanfrage stellen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen, um geeignete Hotels und Veranstaltungsorte zu finden, Verfügbarkeiten zu prüfen und passende Angebote einzuholen.
Im ersten Schritt können Anfragen gegenüber Hotelpartnern anonymisiert oder teil-anonymisiert erfolgen. Dabei werden insbesondere Veranstaltungsdaten wie Zeitraum, Teilnehmerzahl, gewünschte Lage, Budget, Übernachtungsbedarf oder Raumkonzept übermittelt.
Wenn ein Hotel verfügbar ist oder ein konkretes Angebots- bzw. Buchungsinteresse besteht, können weitere Daten an den jeweiligen Hotelpartner übermittelt werden. Dazu können insbesondere Unternehmensname, Anschrift, Branche, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Telefonnummer gehören. Diese Übermittlung dient der Angebotslegung, Vertragsanbahnung, Buchungsabwicklung und professionellen Betreuung der Veranstaltung.
Zur Erfüllung des Vermittlungszwecks kann es erforderlich sein, Anfragen an mehrere geeignete Hotels zu übermitteln.
Für Hotelpartner stellen wir Loginbereiche, Dashboards und Angebotsverwaltungen bereit. Dabei verarbeiten wir insbesondere geschäftliche Kontaktdaten von Hotelmitarbeitern, Zugangsdaten, Berechtigungen, Angebotsdaten, Verfügbarkeitsinformationen und Kommunikationsdaten.
Diese Verarbeitung dient der eindeutigen Identifikation berechtigter Nutzer, der Verwaltung von Hotelprofilen, der Bearbeitung von Anfragen und der effizienten Kommunikation zwischen tagungshotel.net, Hotelpartnern und Veranstaltern.
Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, Partnerformular, per E-Mail, telefonisch oder über andere Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Dies umfasst insbesondere Name, Unternehmen, Kontaktdaten, Nachrichtentext und gegebenenfalls weitere Informationen, die Sie uns mitteilen.
Für den E-Mail-Support und die strukturierte Bearbeitung von Anfragen nutzen wir Help Scout. Dabei können Kommunikationsdaten und Kontaktdaten verarbeitet werden, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist.
Wenn Sie sich über unsere Website oder per E-Mail bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsdaten. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachrichtentext und hochgeladene Bewerbungsunterlagen gehören.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bewerbungsdaten werden gelöscht, sobald sie für das Bewerbungsverfahren nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine weitergehende Speicherung zulässig ist.
Für den Versand von Newslettern und Marketing-E-Mails nutzen wir Brevo. Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben.
Die Anmeldung erfolgt im Regelfall im Double-Opt-in-Verfahren. Sie können den Newsletter jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch Nachricht an uns abbestellen.
Brevo kann auch Funktionen zur Kontaktverwaltung, Automatisierung und Erfolgsmessung bereitstellen. Dabei können beispielsweise Öffnungen, Klicks und Interaktionen mit Newslettern ausgewertet werden, um unsere Kommunikation relevanter und nützlicher zu gestalten.
Zur Verwaltung von Kunden-, Partner- und Veranstaltungsprozessen nutzen wir CRM- und interne Verwaltungssysteme, darunter Podio sowie eigene Systeme. Dabei verarbeiten wir insbesondere Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Veranstaltungsdaten, Kommunikationsdaten und interne Bearbeitungsvermerke.
Wir werten Veranstaltungsdaten und Geschäftsprozesse auch statistisch aus, um unsere Vermittlungsqualität, Hotelvorschläge, Marktkenntnis und Serviceprozesse zu verbessern. Dazu können interne Bewertungen, Rankings und Scores eingesetzt werden, etwa zur Einschätzung von Veranstaltungsgröße, Relevanz oder Passgenauigkeit. Diese Auswertungen dienen der internen Qualitätssicherung, Marktanalyse und Optimierung unserer B2B-MICE-Plattform.
Wir können KI-gestützte Systeme einsetzen, um interne Prozesse zu unterstützen, Veranstaltungsdaten besser zu strukturieren, Hotelinformationen aufzubereiten, Übersetzungen zu erleichtern oder die Qualität unserer Vermittlungsleistungen zu verbessern.
Der Einsatz erfolgt unterstützend. Entscheidungen über Vermittlung, Kommunikation oder Buchungsprozesse werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen.
Für Übersetzungen von Hotelinformationen können wir DeepL einsetzen. Dabei werden nach unserer derzeitigen Nutzung keine personenbezogenen Kundendaten, sondern insbesondere Hotel- und Beschreibungstexte verarbeitet.
Wir können Schnittstellen zu Hotelsystemen oder externen Technologiepartnern nutzen, um Verfügbarkeiten abzurufen, Angebote zu erhalten oder Buchungsprozesse zu unterstützen.
Soweit reine Verfügbarkeitsinformationen ohne Personenbezug abgefragt werden, ist dies regelmäßig datenschutzrechtlich weniger relevant. Soweit über Schnittstellen Angebote, Buchungen oder vertragsbezogene Prozesse mit Bezug zu einem anfragenden Unternehmen oder Ansprechpartner abgewickelt werden, können die hierfür erforderlichen Daten übermittelt werden.
Dies betrifft insbesondere Schnittstellen wie HiVR.ai, über die Angebots- oder Buchungsprozesse mit Bezug zu Veranstaltungsanfragen unterstützt werden können.
Unsere Website und Plattform werden auf Servern von Hetzner betrieben. Darüber hinaus nutzen wir Amazon Web Services, insbesondere AWS S3, zur Speicherung von Dateien, Bildern und Uploads. Je nach technischer Ausgestaltung können dort auch Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Verträge oder Backups gespeichert werden.
Bei der Nutzung internationaler Technologieanbieter kann eine Verarbeitung auch außerhalb der Europäischen Union stattfinden, insbesondere wenn Anbieter Serverstandorte weltweit nutzen oder Support-, Sicherheits- oder Wartungsleistungen international erbracht werden.
Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und ähnliche technische Informationen gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse, zur Abwehr von Angriffen und zur Sicherstellung des technischen Betriebs.
Zur Fehleranalyse und technischen Überwachung nutzen wir Sentry. Dabei können technische Fehlermeldungen, Browserinformationen und ähnliche Diagnosedaten verarbeitet werden. Die Nutzung dient der Stabilität und Sicherheit unserer Plattform.
Zum Schutz unserer öffentlichen Formulare vor Spam, Missbrauch und automatisierten Eingaben nutzen wir hCaptcha, einen Dienst der Intuition Machines, Inc., 350 Alabama St, San Francisco, CA 94110, USA.
Durch die Nutzung von hCaptcha kann es erforderlich sein, dass technische Informationen verarbeitet werden, um zu prüfen, ob eine Eingabe durch eine natürliche Person erfolgt. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer, Zeitstempel, Interaktionen mit der Website sowie sicherheitsrelevante Prüf- und Telemetriedaten gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Abwehr von automatisierten Angriffen, zur Sicherung unserer Website und zum Schutz unserer Formulare und Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Absicherung unserer Online-Angebote gegen Bots, Spam und missbräuchliche Massenanfragen.
Soweit im Zusammenhang mit hCaptcha personenbezogene Daten in Drittländer, insbesondere in die USA, übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, soweit erforderlich. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch hCaptcha finden Sie in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://www.hcaptcha.com/privacy sowie in den Datenschutzinformationen unter https://www.hcaptcha.com/gdpr.
Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien. Einige Cookies sind technisch erforderlich, andere dienen Analyse-, Marketing- oder Komfortzwecken.
Für das Consent Management nutzen wir Cookiebot von Usercentrics. Über das Cookie-Banner können Sie einwilligen, Einstellungen anpassen oder nicht erforderliche Cookies ablehnen. Nicht erforderliche Tracking- und Marketingdienste werden erst nach Ihrer Zustimmung aktiviert.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.
Wir nutzen Google Analytics 4 zur Analyse der Nutzung unserer Website. Die Auswertungen helfen uns, unsere Website, Inhalte und Services zu verbessern.
Außerdem nutzen wir den Google Tag Manager zur Verwaltung von Tags und Trackingdiensten. Der Google Tag Manager selbst erstellt keine Nutzerprofile, kann jedoch andere Dienste auslösen, sofern eine entsprechende Einwilligung vorliegt.
Der Google Consent Mode ist aktiv. Dadurch werden Google-Dienste abhängig von der erteilten Einwilligung gesteuert.
Wir nutzen Google Ads einschließlich Conversion Tracking, Remarketing und Enhanced Conversions. Damit können wir nachvollziehen, ob Nutzer nach dem Klick auf eine Anzeige eine gewünschte Aktion ausführen, und unsere Werbung relevanter gestalten.
Die Nutzung erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung über unser Consent-Banner, soweit dies erforderlich ist.
Wir nutzen den Microsoft Advertising Universal Event Tracking Tag, um die Wirksamkeit von Werbekampagnen über Microsoft/Bing zu messen und unsere Werbung zu optimieren.
Die Nutzung erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit dies erforderlich ist.
Wir nutzen das Meta Pixel, um die Wirksamkeit von Werbekampagnen zu messen und Zielgruppen für relevante Werbeanzeigen zu bilden. Dazu können Nutzungsdaten und Interaktionen mit unserer Website verarbeitet werden.
Die Nutzung erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung über unser Consent-Banner, soweit dies erforderlich ist.
Wir können den LinkedIn Insight Tag einsetzen, um die Wirksamkeit von LinkedIn-Kampagnen zu messen und unsere B2B-Kommunikation zu verbessern.
Die Nutzung erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung, soweit dies erforderlich ist.
Auf unserer Website können Inhalte von YouTube und Vimeo sowie Kartenfunktionen wie Google Maps oder Leaflet-basierte Karten eingebunden sein. Beim Aufruf solcher Inhalte können technische Daten an die jeweiligen Anbieter übertragen werden.
Soweit externe Inhalte nicht technisch erforderlich sind, erfolgt die Aktivierung nur nach entsprechender Einwilligung oder Interaktion.
Wenn ein Video über Vimeo eingebunden ist, kann es insbesondere zur Verarbeitung technischer Daten wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Nutzungsdaten kommen. Anbieter ist Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 10th Floor, New York, New York 10001, USA. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Vimeo finden Sie unter https://vimeo.com/privacy.
Die auf unserer Website verwendeten Schriftarten werden lokal eingebunden. Eine Übertragung personenbezogener Daten an Google allein durch den Abruf von Google Fonts findet dadurch nicht statt.
Wir können Bewertungen und Vertrauenselemente von ProvenExpert auf unserer Website einbinden. Bei der Nutzung eines eingebundenen Widgets können technische Daten an ProvenExpert übertragen werden. Soweit erforderlich, erfolgt die Einbindung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder unseres berechtigten Interesses an einer transparenten Darstellung von Kundenbewertungen.
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit verarbeiten wir Daten zur Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Verträgen, Buchungsunterlagen, Rechnungen und geschäftlicher Dokumentation.
Diese Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur ordnungsgemäßen Geschäftsorganisation. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Vorgaben, bleiben unberührt.
Wir unterhalten Präsenzen auf sozialen Netzwerken und Plattformen, insbesondere LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok und YouTube. Wenn Sie mit unseren Profilen interagieren, können die jeweiligen Plattformbetreiber personenbezogene Daten verarbeiten.
Für die Verarbeitung auf den jeweiligen Plattformen gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter.
Bei der Nutzung internationaler Technologieanbieter kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Dies betrifft insbesondere Anbieter aus den Bereichen Hosting, Analyse, Marketing, Kommunikation, Support und Cloud-Infrastruktur.
Soweit erforderlich, stützen wir solche Übermittlungen auf geeignete Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln oder andere nach der DSGVO zulässige Mechanismen.
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Kunden-, Partner- und Veranstaltungsdaten können gespeichert werden, solange Geschäftsbeziehungen bestehen, Anfragen bearbeitet werden, Folgekommunikation erforderlich ist oder berechtigte geschäftliche Interessen bestehen. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten werden entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Newsletterdaten speichern wir bis zur Abmeldung oder zum Widerruf. Bewerbungsdaten werden gelöscht, sobald sie für das Bewerbungsverfahren nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
Statistische Auswertungen können in anonymisierter oder aggregierter Form länger gespeichert werden.
Transparenz gehört für uns zu einem professionellen Service. Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben, eine Auskunft wünschen oder eine Berichtigung, Einschränkung oder Löschung prüfen lassen möchten, können Sie sich jederzeit an uns wenden.
Bitte kontaktieren Sie uns hierfür unter:
datenschutz@tagungshotel.net
Wir prüfen Ihre Anfrage sorgfältig. Eine Löschung kann erfolgen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, vertraglichen Pflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies betrifft insbesondere Newsletter, bestimmte Cookies, Tracking- und Marketingdienste.
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Im Falle von Direktwerbung können Sie der Verarbeitung jederzeit widersprechen.
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Offenlegung zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und der Anforderungen unserer Plattform fortlaufend weiterentwickelt.
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Website, unsere Plattform, unsere eingesetzten Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.
Stand: Mai 2026